海外业务运营 别让资金支出管控成为开疆拓土的“绊脚石”

据《中国企业出海信心报告》显示,超六成企业有海外业务拓展计划。成熟出海企业将把目光放至新市场,新锐出海企业更聚焦新业务线的开辟。其中,当属高端制造业的出海步伐“迈得早”、“迈得大”。

高端制造业主要包含医药制造业,通用设备制造业,专用设备制造业,汽车制造业,通信设备、计算机及其他电子设备制造业等9大行业。根据国家统计局数据,2020至今,高端制造业出海贡献度连续4年保持在70%以上。更有超7成相关企业在多国开设驻外办事处。

但企业出海水深浪高,由于在全球财务管控体系上缺乏经验,各地区日常业务运营、资金管理等方面踩了不少“坑”,比如境外资金模糊支出、内控规则执行效果差。这也导致出海中企的境外支出管理乱象从生。本期重点在境外业务运营和资金管理方面,提供优化参考。

01 境外资金管理 总有“惊喜”

先来看个例子。某设备制造企业承接了多个一带一路沿线国家的工程项目,项目经理每次出差至少一个月起,同时还要组建当地团队。

由于不同国家的消费水平不同,为了因地制宜,财务管控专门按地区下发不同管理规则,但落实阶段缺乏有效监管,事后超支问题屡见不鲜。一次夸张的支出,酒店水单显示住宿2天,但报销金额却是3天的费用且没有正确天数的水单,理由是临时洽谈导致临时预订,忘记要水单了。同时,每晚住宿均超规100多美元。就因为这件事,国内财务跨时区和对方拉扯近一周,身心俱疲。

为了业务便利,这家企业还给各驻外办事处的商务经理开通了公务卡,但公务卡支出更是“处处沼泽”。海外项目的支出管理算是难倒了这家企业的财务团队。

总结来看,管理规则的低效下达、资金支出不透明,成了财务管控全球化落地的“两道槛”。

管理规则下达效果低:传统的规则上传下达方式即通过邮件、培训等,效率很低,即使规则因地制宜,真正落实又难以把控。管控规则更不能“一刀切”,会严重影响当地业务的开展。

资金支出模糊:传统的事后报销方式,正在让本就难溯源的境外支出,平添更多管理“陷阱”。花多少报多少成了常态,再加上汇率结算,更是一团乱麻。

这些问题怎么解,来看看分贝通提供的一体化思路。

02 一体化思路,总有办法

相比于不同区域的割裂管理,一体化的管理方式引起了这家企业的关注。

这家设备制造企业上线分贝通后,妥妥尝试了一把从配置、下达到执行全流程触达目标员工,让“因地制宜”真正有效。

一方面,会计在管理后台可以按不同地区、国家和城市配置不同的消费规则,并可指定规则覆盖的部门或项目范围;

另一方面,配置成功后,对应人员只能在规则内预订出差行程,真正实现消费即合规。

同时,这家企业还尝试上线了分贝通的境外企业卡。不同于传统的公务卡,项目经理直接在线开卡,即提交完基础信息后,即完成开通,免除线下开卡跑流程的繁琐。

这家企业在分贝通后台设置了海外资金账户,定期充值,并于其他账户隔离。所有海外企业卡的支出,均从此账户划拨。项目经理可同步申请备用金,开卡后即可使用。境外企业卡支持Apple Pay&Google Pay等主流支付方式,并覆盖11个币种结转,支出即结汇。

让财务更省心的是,通过企业卡的每笔消费记录实时回传,任何申请外、异常的大额支出,财务都能随时捕捉,及时问询并验证资金使用真实性。

海外支出管理是否有效,本质上映射了企业在跨国/地区运营成熟度水平,是业务拓展效率的直接影响因素。分贝通正在用一体化思路,帮助越来越多中国企业全球化有效落地。